「下個禮拜週會，就由你上台簡報吧？」主管這句話，很可能名列「上班族最怕聽見的話」前三名。
其實，上台簡報是表現自己的好機會，「用幾張簡報才能說清楚？」「這樣寫有說服力嗎？」「那樣說容易被誤會嗎？」才是使人裹足不前的原因。
麥肯錫簡報的基本結構是，用7張簡報，就能說清楚一個議題（如下圖一）。
（圖一）
簡報順序是，先說結論（最想傳達的事），再說明證據與理由。由於聽者不會時時刻刻專心，所以一開始就提出明確結論，較不容易被誤會。
但是，許多人簡報時常會從細節開始說明，最後才進入結論。這種方式容易讓聽眾失去耐心，最好避免。此外，為了讓聽者記住簡報重點，務必要反覆傳達自己最想說的事。
在流程上，簡報主旨必須一開始就在概要及主摘要兩處說明清楚（❷頁），接著再表明本次簡報最想表達的主張（❸頁）。
支持這個訊息的理由，則由數個關鍵訊息構成，而各關鍵訊息又以多個次要訊息來支撐（❹、❺、❻頁）。
最後，別忘了再次提出結論（❼頁），也就是最想表達的事。觀眾都是健忘的，所以務必要在簡報結束前再次提出結論。
（攝影／張智傑）
那麼，這些訊息該如何呈現在頁面上呢？
（如下圖二）頁面左上方，要寫下最想傳達的主張，這就是標題訊息。中間的主題，則是本頁要闡述的事，最下方的佐證理由通常是3個到5個。
（圖二）
說明時，先說❶主題，告知聽眾接下來要說明的事項，讓聽眾大腦進入準備接收訊息的狀態。
接著說明該頁的❷標題，也就是最想傳達的訊息，然後依序說明❸證據一、❹證據二、❺證據三。最後再回到該頁❻標題，重新確認該頁的訊息。
以具體例子來看，簡報說明的順序如下（如下圖三）：
（圖三）
❶「首先，我要說明的是今日簡報重點（主題）。從結論來說，
❷就是「不實施根本性改革，本公司業績將無望回升」（標題）必須實施根本性改革的原因如下：
❸第一，本公司產品在品質方面缺乏競爭力。（證據一）
❹第二，競爭同業打出低價策略。（證據二）
❺第三，因為顧客需求分眾化，本公司既有產品已無法應付。（證據三）
❻基於上述三個理由，得出「不實施根本性改革，本公司業績將無望回升」的結論。（再次強調標題）接下來，我將進一步討論必須實施改革的三個理由。
全站熱搜
留言列表
